Registro unico delle fatture

È un'altra delle novità del recente decreto Irpef. Così anche si sgombra il campo da dubbi su come si sarebbero inviate in conservazione le fatture elettroniche: il trasferimento avverrà tramite il protocollo informatico. Restano tuttavia lacune normative da sanare
di Patrizia Saggini

Con il recente DL. del 24/4/2014 n. 66 (cd. Decreto Irpef 2014), all’art 42 del Decreto si prevede anche l’obbligo per tutte le PA (di cui all’art 1 comma 2 del D. Lgs 165/2001) di tenere il registro unico delle fatture. Qui entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le  fatture  o  le  richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei loro confronti.

Il registro deve essere unico per tutto l’ente, in quanto non sono ammessi registri di settore; si prevede anche - forse entrando un po’ troppo nel dettaglio - che il registro costituisce parte integrante del sistema informativo contabile, e al fine di ridurre gli oneri a carico delle amministrazioni, il registro delle fatture può essere sostituito dalle apposite funzionalità che saranno rese disponibili sulla piattaforma elettronica per la  certificazione  dei crediti.

L’obbligo di protocollazione e registrazione - salvo modifiche effettuate in sede di conversione - sarà operativo dal 1° luglio, e interesserà tutte le PA: quindi avrà come oggetto le Fatture elettroniche ricevute dalle PA centrali (in cui sarà attiva la FE dal 6 giugno 2014) e le fatture cartacee o in formato PDF ricevute dalle altre PA.

L’aspetto interessante è che vengono individuati i dati che debbono essere inseriti nel registro per ciascuna fattura:

1. il codice progressivo di registrazione;
2. il numero di protocollo di entrata;
3. il numero della fattura o del documento contabile equivalente;
4. la data di emissione della fattura o  del  documento  contabile equivalente;
5. il nome del creditore e il relativo codice fiscale;
6. l'oggetto della fornitura;
7. l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati;
8. la scadenza della fattura;
9. nel caso di enti  in  contabilità  finanziaria,  gli  estremi dell'impegno  indicato  nella  fattura  o  nel  documento   contabile equivalente ai  sensi  di  quanto  previsto  dal  primo  periodo  del presente comma oppure il capitolo e il piano gestionale,  o  analoghe unità  gestionali  del  bilancio  sul  quale  verrà  effettuato  il pagamento;
10. se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA;
11. il Codice identificativo di  gara  (CIG),  tranne  i  casi  di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136;
12. il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a  opere  pubbliche,  interventi   di   manutenzione   straordinaria, interventi finanziati da contributi  comunitari  e  ove  previsto  ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3;
13. qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.

Questa nuova regola innanzitutto fa chiarezza sulla gestione documentale delle fatture, che è un tema “caldo” soprattutto in vista della prossima digitalizzazione.

Infatti fino ad ora, la prassi delle Amministrazioni è quella di registrare le fatture nel sistema contabile, in apposito registro, sulla base di quanto previsto nelle disposizioni che riguardano l’IVA; tale registrazione non ha carattere obbligatorio, in quanto le PA non esercitano attività commerciale (ovvero, solo alcuni servizi sono rilevanti ai fini IVA) e sostituiva a tutti gli effetti la protocollazione.

Ai fini documentali, ciò poteva rientrare in quanto previsto nell’art. 53 comma 5 del DPR 445/2000, secondo cui “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.”

Invece la necessità di registrazione di questi documenti conferma il ruolo centrale del protocollo informatico, considerato come la base dati di gestione documentale dell’ente.

Quindi si sgombra il campo da dubbi e perplessità su come si sarebbero inviate in conservazione le fatture elettroniche: a questo punto la risposta è univoca, in quanto il trasferimento avverrà tramite il protocollo informatico, mentre invece il registro delle fatture conterrà i dati essenziali, elencati all’art. 42, che avranno invece la funzione di monitorare i tempi di pagamento.

Entrando invece nel merito dei dati elencati nell’art. 42, occorre fare un parallelo con i dati obbligatori previsti dall’All. A del DM 55/2013: a parte i dati di protocollo e di registrazione, che evidentemente sono prodotti dalla PA al momento del ricevimento/registrazione della fattura, e i dati sulla rilevanza o meno della fattura ai fini IVA (che può essere gestito dalla PA), gli altri dovrebbero essere tutti contenuti nel documento stesso, in modo da evitare inserimenti manuali da parte dell’operatore.

La previsione dell’obbligatorietà di CIG e CUP - di cui all’art. 25 del Decreto e alle lett. m) e n) dell’art. 42 - è in linea con le recenti normative in tema di tracciabilità dei flussi finanziari; a onor del vero, questi codici erano già stati considerati nel DM 55/2013, nella parte in cui (All. A) si definivano i dati presenti nel tracciato della fattura elettronica, ed erano stati inseriti tra i “dati facoltativi”.

Però non potranno essere considerati  “dati obbligatori”, in quanto la legge prevede dei casi in cui la loro indicazione non è obbligatoria: quindi, se non sono valorizzati, il Sistema di Interscambio - SDI non potrà generare scarti; sarà invece la PA che, se la fattura supera i controlli e viene recapitata, potrà giustificare il mancato pagamento nel caso in cui la prestazione/fornitura fatturata rientri nel perimetro assoggettato alla normativa sulla tracciabilità, e dovrà richiedere al fornitore una nota di accredito e l’emissione di una nuova fattura con tutti i dati necessari.

Il problema si pone per quanto previsto nella lett. h) scadenza della fattura e nella lett. i), cioè i dati dell’impegno a cui la fattura fa riferimento.

Entrambi i dati sono previsti dall’All. A del DM 55/2013, ma non tra i dati obbligatori; in particolare, per quanto riguarda gli Enti Locali, l’art. 191 del TU 267/2000 (Testo Unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali) prevede espressamente che nella fattura debba essere obbligatoriamente contenuto il riferimento all’atto di impegno.

Sarebbe quindi quantomai opportuno che tutti i dati previsti dall’art. 42 (ad esclusione di quelli delle lett. a), b), l), m) e n)) venissero resi obbligatori nel tracciato FatturaPA - integrando l’art. 25 del medesimo decreto o comunque l’All. A del DM 55/2013 - in modo da ottimizzare e sincronizzare la protocollazione e la conseguente registrazione, e rendere così effettiva quell’automatizzazione dei processi tanto invocata proprio quando si parla di fattura elettronica.

La previsione della loro obbligatorietà anche nel tracciato, li assoggetta infatti al controllo di SDI e garantisce in primo luogo che le fatture ricevute dalla PA abbiano tutti i dati richiesti per la registrazione, e in secondo luogo i dati contenuti nella fattura possano essere riversati automaticamente nel registro delle fatture, limitando al minimo l’intervento dell’operatore.